Réussir un projet repose avant tout sur la définition d'une trame claire et précise. Il est aussi nécessaire de préciser le rôle et la responsabilité de chaque personne qui va y travailler. Et pour cela, la matrice RACI intervient. Cet outil de gestion va faciliter ces tâches et permettre ainsi de gérer un projet de la meilleure des façons. La conduite du projet sera alors beaucoup plus efficace.
Qu'est-ce qu'une matrice RACI
Le nom RACI vient d'un acronyme anglais.
R : Responsible. Il s'agit ici du réalisateur du projet. Il est la personne qui va effectuer le projet et qui est en charge de son exécution. Il est celui qui va réaliser le travail.
A : Accountable. Cet approbateur va superviser et rendre compte du travail réalisé. Il va approuver le travail du réalisateur et va vérifier que le projet soit réalisé conformément à son plan. Il doit aussi livrer le projet, répondre aux résultats et fournir l'état d'avancement du travail.
C : Consulted. C'est la personne qui est consultée. Celle-ci va délivrer des conseils dans son domaine d'expertise. Il pourra ainsi aider à accomplir la tâche, évaluer la situation, réaliser l'opération. Il ne peut pas prendre de décision, mais il fournit une consultation sérieuse avant n'importe quel choix.
I : Informed, ou informé. Celui-ci va être régulièrement informé de l'état d'avancement du projet. Généralement, il s'agit de personnes ne prenant pas en globalité le projet, mais qui ont néanmoins besoin d'être informées de la progression de celui-ci.
Dans certains cas, un S peut être ajouté à l'acronyme (RASCI). Cela correspond alors à Support.
Rôles indispensables de la matrice RACI
Le RACI permet d'établir les rôles et responsabilités des acteurs dans un projet et de régler la gestion des tâches. Cela se fait lors de la phase de planification et de conception. Cet outil vient alors en complément d'un autre outil, le WBS (Work Breakdown Structure) qui a en charge le découpage du travail en différents éléments gérables. Ce dernier va organiser le travail sous forme d'arborescence incluant chacune des tâches et activités. La matrice RACI aura alors pour rôle de qualifier pour ces tâches le rôle de chaque intervenant. Ces tâches sont alors ordonnancées via un PERT (Program Evaluation Review Technique). Un chemin critique sera alors extrait. La matrice RACI s'insère dans les outils de pilotage du projet.
Cet outil réalise parallèlement de nombreux rôles.
Définir des responsabilités claires
En attachant des personnes réelles au projet, le RACI va définir le rôle de chacun. Cela permet de responsabiliser les personnes qui vont travailler sur le projet.
Assurer un niveau d'information égal dans l'équipe
La matrice va également permettre de savoir facilement qui participe au projet, et comment il va intervenir au sein du projet.
Répartir équitablement la charge de travail
Avec cette matrice, il sera possible de répartir de façon homogène les différentes tâches et ainsi éviter qu'une personne gère trop de tâches.
Ne rien oublier dans son organisation
Facile à utiliser, cette matrice permet de ne rien négliger et oublier pour la réalisation du projet.
Coordonner et communiquer
Le RACI est un outil réellement très utile pour gérer un projet, même si celui-ci est compliqué. En reliant aisément les personnes aux activités, il évite les risques de chevauchement. Il permet également de réaliser des ajustements grâce à une vision d'ensemble fournie par le modèle. Il sera ainsi possible, par exemple, de déléguer des tâches. De ce fait, le RACI offre l'atout de s'assurer que toutes les activités nécessaires possèdent bien un responsable. Aucun risque d'oubli, donc. Et cela permet d'être assuré que le projet en question peut aboutir avec les bonnes personnes aux bons postes.
Comment intégrer la matrice RACI dans la gestion de projets
Utiliser un RACI lorsque vous réalisez un projet se fait en plusieurs étapes. Il s'agit en premier lieu de construire un tableau à double entrée comprenant la liste des tâches, actions et activités… à réaliser. Les rôles et les responsabilités sont renseignés. Ces entités ne sont pas obligatoirement physiques. Ainsi, un service ou un groupe de métiers peut être pris en charge.
Il suffit ensuite de noter le rôle de chaque intervenant en fonction de la lettre qui lui correspond. Ainsi, le réalisateur (R) sera la personne qui aura en charge la réalisation de la tâche qu'il doit faire. L'approbateur (A) aura à approuver et valider les actions. Ils auront à rendre des comptes sur le périmètre confié. C'est en fait le vrai responsable du projet et seule une personne effectue cette activité. Le consultant concerne les différents experts qui ont une compétence sur la tâche à réaliser. Les informés seront tenus informés des avancées, même s'ils n'interviennent pas directement dans le projet.
Une même personne peut exercer plusieurs rôles. C'est au chef de projet de déterminer le rôle de chacun et d'inscrire dans les colonnes de la matrice RACI le nom des personnes et leur tâche.
Le RACI va schématiser le travail du groupe en question. Mais son utilisation n'est pas forcément simple. La matrice va utiliser les quatre fils conducteurs relatifs aux composants de son acronyme pour déterminer les participants au projet. Il sera néanmoins nécessaire de vérifier que chaque tâche dispose bien d'un responsable opérationnel et d'un seul contrôleur. De même avec le fait que toutes les personnes ont bien une responsabilité. Enfin, aucune personne ne doit avoir trop de responsabilités à réaliser.
Le RACI va vous permettre de créer un nouveau processus, mais aussi utiliser celui-ci pour diagnostiquer l'efficacité de l'organisation mise en place. Il sera alors une sorte d'audit.
Pour bien utiliser le RACI, il est impératif de maîtriser les tableaux Excel. La matrice utilise en effet une grille à double entrée. Chaque ligne correspond à une tâche et chaque colonne représente un membre de l'équipe. Un RACI efficace aura supprimé les doublons.
Néanmoins, lorsque le projet s'étoffe, il est possible que le RACI se mélange avec celui d'autres services ou d'autres équipes. Il sera alors nécessaire d'utiliser plusieurs niveaux de vérification. Vous aurez de ce fait à utiliser un RACI-VS (incluant Verifier et Signatory), qui va vérifier que les résultats sont conformes aux critères de qualité.
Il est important de construire son modèle RACI sur du concret. Il sera ainsi nécessaire de procéder au préalable à des entretiens avec les personnes qui peuvent travailler sur le projet pour prendre en compte précisément leurs capacités.
Intégrer la matrice RACI dans votre projet est simple. Le RACI peut en effet s'adapter à tout type de projet. Cette matrice est généralement utilisée par les grosses entreprises, car elle trouve son utilité dans la reproductibilité des tâches. Dans les petites entreprises, le RACI pourra aussi vous faire gagner beaucoup de temps. Le RACI reste indispensable dans certains secteurs. C'est ainsi le cas de la banque.
Le RACI donne l'impression que l'on met sous contrôle une organisation.
Erreurs à éviter lors de la préparation de la matrice RACI
Le RACI, au sein d'une équipe, n'analyse en fait que la partie émergée d'un iceberg. Il ne prend pas en compte les motivations, les dynamiques internes, les éléments humains. S'appuyer uniquement sur le RACI comme matrice de responsabilité peut faire imploser une organisation. Cela peut aussi engendrer une forte baisse de la productivité.
Pour bien préparer sa matrice RACI, il est important d'éviter certaines erreurs.
Oublier des collaborateurs
Dans une équipe, la communication est très importante pour que le projet puisse se dérouler au mieux. Il pourra donc s'avérer très utile d'en savoir plus sur des questions comme par exemple, si le travail a bien été rendu. Le RACI peut vous faire oublier de communiquer cela et ce sera alors une grosse erreur qu'il vaut mieux éviter pour savoir précisément où en est le projet.
Ne pas oublier de lister les différentes tâches
Pour que le RACI soit efficace, il est nécessaire de bien lister les tâches à réaliser. Cela permettra également de lister les personnes devant intervenir.
Ne pas oublier de construire une matrice vierge
Mettre en place ce type de matrice est important. De là, vous pourrez déterminer les personnes qui interviendront dans le projet et leur rôle. Il est donc nécessaire de construire au préalable la matrice que vous allez utiliser. Pour cela, vous avez le choix. Vous pouvez utiliser un modèle trouvé sur internet ou utiliser votre propre matrice.
Bien clarifier les choses
Il est important pour le chef de projet de bien expliquer le principe de la matrice RACI et pourquoi elle est utilisée. Il sera aussi utile de préciser en détail chaque correspondance des lettres et vérifier que les personnes ont bien compris leur rôle. Il pourra aussi s'avérer utile de laisser de la place à la négociation. Ainsi tous les membres du projet seront satisfaits et travailleront mieux et plus efficacement.
Lister uniquement les tâches importantes
Quand un projet comprend de nombreuses tâches, on a tendance à vouloir lister toutes ces tâches. Et cela peut être une erreur. Mieux vaut ne pas surcharger la matrice pour la rendre plus lisible.
Pour maîtriser au mieux l'utilisation de la matrice RACI, il est préférable de faire appel à un expert dans ce domaine. Il sera ainsi possible de ne rien oublier et de ne pas commettre d'erreur. Ce professionnel possède par exemple un Master Project Management et aura ainsi la capacité de piloter l'intégralité d'un projet.