Il est souvent complexe d'analyser l'ensemble des flux impliqués dans un processus, que ce soit pour une transformation d'entreprise ou juste une optimisation. La Value Stream Mapping est un outil visuel qui permet d'avoir une lecture simple de l'ensemble des processus impliqués pour les comprendre, les analyser et gagner en efficacité. Cet outil de Lean Management s'applique aux centres de production, mais aussi aux entrepôts. Comment ça fonctionne ? Quelles sont les étapes pour établir une cartographie réussie ? Découvrez les avantages à appliquer cet outil dans votre service logistique et comment l'optimiser.
Qu'est-ce qu'une Value Stream Mapping (VSM) ?
La Value Stream Mapping, encore appelée cartographie de la chaîne de valeur, est un outil clé dans une démarche de Lean Management, mode de management des entreprises performantes du XXIe siècle. Il vise à identifier les activités produites qui sont à valeur ajoutée et celles qui ne le sont pas. Autrement dit, il identifie dans le processus de production toutes les activités qui génèrent davantage de gaspillages que de valeur ajoutée, pour le client interne ou externe. Cet outil a commencé à être intégré dans les méthodologies de travail Lean et Six Sigma dans les années 90. L'objectif était de supprimer tous les surcoûts et d'optimiser les processus de production.
C'est un outil visuel, qui permet de suivre un produit dans toutes les étapes de la production, depuis le fournisseur de matières premières jusqu'au client final, au travers d'une cartographie. La cartographie VSM ainsi produite donne une vue d'ensemble de la chaîne de valeur et permet de comprendre les flux physiques et d'informations, et de les améliorer. Le responsable logistique peut alors identifier les processus sans valeur ajoutée. Il convient alors de se poser les bonnes questions pour améliorer les processus. L'équipe chargée de l'évaluation peut ainsi produire un autre visuel illustrant la chaîne de valeur idéale, ou même plusieurs versions, pour les comparer. Cela permet de visualiser les correctifs à mettre en place et à quel stade spécifique du processus. Pour être efficace, une VSM doit prendre en compte trois types d'informations : les flux physiques, les flux d'informations et une ligne temporelle. Pour les reproduire tout au long de la chaîne d'approvisionnement, elle utilise de nombreux symboles.
Étapes pour préparer une cartographie VSM
La cartographie des flux peut aider tout responsable à optimiser un processus bout à bout ou juste quelques étapes. Pour mieux comprendre tous les aspects du processus, le problème doit être en rapport avec les données ou le processus de gestion des temps. Il est indispensable d'élaborer un projet, qui vous donnera les points de repère nécessaires à la mise en place d'actions pertinentes.
l Identifier un problème : que ce soit pour l'amélioration continue des processus ou pour résoudre un problème déjà détecté par les équipes ou par le client, la cartographie est essentielle. Une VSM peut être utile quand le client fait une commande supérieure aux stocks existants, et que vous n'en connaissez pas la cause. C'est l'occasion également de brainstormer avec vos équipes, pour identifier ce qui est inefficace dans le processus, ce qui ne répond pas aux attentes du client ou pour connaitre les difficultés rencontrées par vos équipes.
l Désigner les personnes qui seront en charge de l'étude. Elle sera composée de membres de différents services, qui apporteront chacun leurs compétences et leur approche différente, de cadres et d'individus clés dans les processus. Les mieux placés pour parler des activités sont souvent ceux qui les réalisent. Le choix doit être judicieux pour un maximum d'efficacité. Le rôle et le niveau de chacun doivent être déterminés, en fonction de son domaine de compétences. Un MBA Logistique permet de se former dans le domaine.
l Définir l'objectif et la portée du projet : il convient de définir les limites du projet, sinon vous ne saurez pas jusqu'à quel niveau de détail cartographier le processus. Définir la portée du projet facilite ensuite l'identification et l'élimination des sources d'inefficacités et d'erreurs. Par exemple : optimiser l'approvisionnement en matières premières d'une chaîne de production.
l Cartographier la VSM : utilisez les symboles définis pour reproduire la circulation des informations entre les différentes activités. Si l'ensemble du processus est bouclé, l'étape finale doit rejoindre l'étape initiale. La carte doit être divisée en trois parties : la partie supérieure pour la circulation des flux d'informations, le centre doit être consacré au processus de production, et la partie inférieure au processus de gestion du temps.
l Recenser et ajouter des données au projet : une fois le visuel mis au point, ajoutez des données qui pourraient être pertinentes pour des informations précises. Certains éléments spécifiques doivent être ajoutés au visuel, en termes de temps ou de quantités : stocks disponibles à chaque étape du processus, nombre de produits mis au rebut, rythme de production pour satisfaire la demande client, temps de transfert du produit... Ces informations peuvent provenir de sources externes (données fournisseurs) ou internes (données achat).
l Renseigner les délais pour chaque étape, tout retard pouvant affecter l'ensemble du projet. La partie inférieure de la carte doit intégrer tous les délais, ceux dédiés aux délais d'exécution prévus et ceux dédiés aux cycles de production, ainsi que le temps réel passé à réaliser une tâche. Une VSM peut être intéressante pour optimiser vos délais d'exécution s'ils sont trop longs, souvent en raison d'une mauvaise gestion des stocks.
l Procéder à l'analyse de la VSM : identifiez vos axes d'amélioration et l'origine des gaspillages. Il faut prendre le temps d'analyser la carte. Toute source de gaspillage peut être mise en évidence avec un symbole, sur laquelle vous pourrez revenir à un stade plus avancé du projet.
l Dessiner la carte du projet idéal. Elle signalera les axes d'amélioration possibles grâce à des symboles que vous compléterez sur votre processus optimisé. L'objectif est une représentation allégée de votre processus. Le plan d'amélioration doit respecter les normes de la VSM : des actions spécifiques atteignables, réalisables, mesurables et définies dans le temps.
Il ne vous reste plus qu'intégrer les solutions dans votre processus de travail : la version optimisée de votre processus fera votre bonheur et celui de votre client.
Avantages d'utiliser la VSM dans votre service logistique
L'utilisation d'une carte de la chaîne de valeur permet au responsable logistique :
d'avoir un outil très visuel dans le cadre d'un groupe de travail ;
d'avoir une vue d'ensemble de tous les processus impliqués dans la production. Mieux informé, il peut prendre ses décisions plus facilement ;
d'identifier les sources de valeur ajoutée pour les optimiser ;
de détecter rapidement les inefficacités et gaspillages, qui sont à l'origine de surcoûts ou qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Rappelons que le Lean est une approche managériale qui vise à maximiser la valeur perçue par le client. En améliorant le service final, l'analyse profite ici au fabricant et au client ;
d'avoir un point de départ solide pour favoriser une stratégie logistique et une démarche de transformation Lean. En comparant la réalité avec la chaîne de valeur idéale, il peut définir les actions à mettre en place pour optimiser les processus ;
de favoriser la communication interne en appliquant les principes du management visuel.
L'observation sur le terrain et la connaissance fine du processus étudié est souvent très formatrice pour l'équipe en charge du projet, et notamment pour ceux qui sont moins familiers avec l'activité. Les résultats qui révèlent des sources d'inefficacité permettent parfois des prises de conscience des experts, eux-mêmes pourtant familiarisés avec les flux étudiés.
Comment optimiser votre chaîne de valeur
La VSM peut intégrer les opérations de logistique relatives à l'approvisionnement des matières premières, la gestion des stocks et la préparation et distribution de commandes, même si elle est avant tout tournée vers le Lean Manufacturing. Une analyse des flux de travail dans l'entrepôt et dans le centre de production permettra d'identifier les erreurs, au travers de la cartographie, dans les processus de réception, la stratégie d'emplacement ou d'expédition des produits. La vision du processus global peut aider le responsable logistique à détecter les étapes et les erreurs, qui pénalisent la valeur ajoutée et freinent la performance. Diverses solutions existent dans ce domaine pour éliminer les surcoûts ou les pertes de temps consécutifs. Il peut s'agir de :
mettre en place un système de stockage automatisé ;
déployer un système de gestion de l'entrepôt ;
modifier le processus de commande.
La détection des anomalies et la correction des activités qui ne produisent pas de valeur ajoutée peuvent aboutir à augmenter la rapidité et la productivité. Seule la VSM va permettre d'identifier ces axes d'amélioration, étant donné la multitude de flux de marchandises et d'informations qui circulent dans l'entrepôt.
Pour optimiser la chaîne de valeur, diverses solutions existent pour éliminer l'inefficacité et augmenter la productivité. Il peut s'agir de créer un nouvel espace de conditionnement plus organisé, définir une nouvelle stratégie d'emplacement, ou encore améliorer le système d'information. Le tout peut être mesuré par les indicateurs de performance mis en place.
On peut reprocher à la VSM de réaliser une photographie du processus à un moment donné, qui ne prend pas en compte les fluctuations internes, notamment sur les temps de cycle et les quantités en cours. Les attentes et déplacements des opérateurs, ainsi que la surproduction, qui freinent la performance, ne sont pas mis en évidence par l'outil.
Bien qu'ayant ses limites, la Value Stream Maping est à ce jour le seul outil de Lean Management permettant de visualiser l'ensemble de la chaîne de valeur et d'aider le manager à mettre en place les actions efficaces pour supprimer les gaspillages, à quelque niveau que ce soit.