La veille réglementaire est un processus qui fait référence à la surveillance et à la collecte systématique des informations relatives aux réglementations, aux lois, aux normes et aux directives qui sont applicables à un secteur d'activité ou à une entreprise donnée. Ainsi, en appliquant la veille réglementaire, les entreprises peuvent se tenir au courant des modifications inhérentes à leur secteur et anticiper les changements, que ce soit sur un plan juridique, environnemental, et de réglementation en général.
Comment faire la veille réglementaire ?
Pour bien effectuer sa veille réglementaire, il faut repartir de la définition de la veille réglementaire. Lorsque l'on effectue une veille réglementaire, on agit de manière à anticiper des réglementations nationales ou internationales qui peuvent avoir ou auront une influence sur les activités de l'entreprise.
Il s'agit donc de trier les différentes informations et de ne garder que ce qui est essentiel pour le bon fonctionnement et la stratégie commerciale de la société en question. La veille réglementaire peut toucher une profession particulière ou un secteur d'activité global.
Fort de ces informations, il conviendra d'identifier les sources et de vérifier leurs fiabilités. Enfin, il s'agit de synthétiser les informations collectées pour les transmettre aux collaborateurs et mettre en place des processus afin de respecter les nouvelles réglementations à venir.
Un exemple probant fut la mise en place du RGPD concernant la protection des données des individus. Cette réglementation européenne a touché la quasi-totalité des secteurs d'activités. Que ce soit une banque, un organisme juridique ou encore dans le secteur technologique, la plupart des entreprises ont dû se conformer à cette réglementation et donc anticiper sa mise en application.
De plus, il est bon de garder à l'esprit que pour effectuer une recherche de qualité, la veille doit être prise dans une vision d'ensemble. Ainsi, on peut prendre en compte la veille juridique et réglementaire ainsi que la veille réglementaire environnementale ou encore financière.
Quel est l'objectif de la veille réglementaire ?
Puisque la veille réglementaire est un processus stratégique de surveillance et d'analyse de l'évolution des réglementations applicables à un secteur d'activité donné, elle va répondre à un certain nombre d'objectifs. Le but est d'anticiper les changements ou les temps de crises afin de pérenniser son activité en prenant en compte les nouvelles exigences.
On retrouve 4 grands groupes d'objectifs.
Connaître et anticiper les évolutions réglementaires
Nul n'est censé ignorer la loi ! L'objectif principal de la veille réglementaire est de se tenir informer des réglementations qui pourraient être en lien avec la société ou l'entreprise. Ceci comprend les changements législatifs et réglementaires, notamment. L'expert chargé de la veille réglementaire va pouvoir être au fait des nouvelles obligations en vigueur et anticiper ces nouvelles données afin de minimiser les risques et d'en tirer des opportunités de développement ou de grandissement. L'entreprise peut alors ajuster ses procédures d'activité, sa politique interne, son règlement et ses pratiques pour rester en conformité évitant, de surcroît, les sanctions ou les retards.
Assurer la conformité au sein de l'entreprise
La veille réglementaire permet de garantir que l'entreprise respecte les lois et réglementations en vigueur dans son secteur d'activité. Cet objectif contribue donc à la mise en place des mesures nécessaires pour se conformer aux directives légales, telles que la mise en œuvre de procédures de sécurité, de normes de qualité, de politiques environnementales, d'éthique financière... La veille réglementaire permet ainsi d'identifier les obligations spécifiques à respecter et de s'assurer que l'entreprise est en accord avec les normes en vigueur.
Gérer les risques juridiques
Le non-respect des obligations entraîne irrémédiablement des sanctions pour les entreprises. Avoir une veille réglementaire optimale permet donc de se prémunir des risques juridiques.
En effet, en prenant en considération les évolutions réglementaires et autres normes, l'entreprise peut ainsi identifier les lacunes ou les manquements dans sa conformité actuelle. Il est alors recommandé de prendre toutes les mesures nécessaires pour les corriger. Cela permet de prévenir les risques de différents litiges, les amendes, les sanctions administratives, voire les dommages à la réputation de l'entreprise, qui seraient extrêmement préjudiciables.
S'adapter et innover
Enfin, un autre objectif de la veille réglementaire porte sur la capacité d'une entreprise à s'adapter et à innover avec les nouvelles contraintes qui lui sont imposées. Bien sûr, il est facile de faire le lien avec les problématiques environnementales. Lorsque la veille réglementaire met en lumière une nouvelle norme concernant la pollution ou l'utilisation de substances nouvellement prohibées, l'entreprise doit alors investir dans la Recherche et l'Innovation afin de proposer un produit ou un service plus respectueux et conforme aux attentes.
La veille réglementaire permet également de détecter de nouvelles opportunités et de favoriser l'innovation. En effet, elle peut être précurseur des tendances émergentes, des besoins non satisfaits ou des changements de demande du marché. L'entreprise peut donc retravailler son offre, et pourquoi pas, proposer un service ou un produit alternatif, correspondant aux réglementations et aux attentes des consommateurs.
Qui s'occupe de la veille réglementaire ?
Au sein d'une entité, la veille réglementaire fait l'objet d'un travail collectif et collaboratif entre les différents secteurs. Toutefois, les principaux acteurs qui s'occupent de la veille réglementaire sont les suivants.
Le service juridique
Composé d'experts tels que des avocats ou des juristes, le service juridique a un rôle prépondérant à jouer dans la veille réglementaire. Les experts sont chargés de suivre les évolutions législatives et réglementaires ayant un lien direct ou indirect pour l'entreprise. Ils doivent en analyser les impacts. Ensuite, ils vont pouvoir conseiller les différentes parties prenantes sur les mesures à prendre pour se conformer aux nouvelles réglementations.
Le service de la conformité
Les grandes ou moyennes entreprises ont souvent, au sein de leurs locaux, un service entièrement dédié à la conformité. C'est donc tout naturellement que le travail de veille réglementaire lui est alloué. En effet, le service de la conformité a pour objectif de veiller à ce que l'entreprise respecte toutes les réglementations applicables à son activité. Comme le service juridique, le service de la conformité analyse les données et propose des actions à mettre en place en fonction des nouvelles normes. En général, ces experts ont un haut niveau de diplôme comme, par exemple, le MBA Compliance.
Les départements opérationnels
Un département opérationnel de l'entreprise peut être dédié à la surveillance et à la conformité des réglementations spécifiques à son domaine d'activité. Par exemple, le département des ressources humaines (DRH) peut être chargé de suivre les changements dans la législation et dans le Code du travail. Le département de la santé et sécurité au travail, quant à lui, gère la surveillance des réglementations liées à la sécurité et à la santé des employés dans leur activité professionnelle. Une telle organisation demande un excellent niveau de coordination entre les services.
Les prestataires externes
Afin de se focaliser entièrement sur le cœur de leur métier, certaines entreprises font appel à des prestataires extérieurs spécialisés dans la veille réglementaire. Ces prestataires sont chargés de fournir des services de collecte, d'analyse et de diffusion d'informations réglementaires pertinentes pour l'entreprise.
Les 4 étapes pour réussir sa veille réglementaire
Afin de réussir sa veille réglementaire, 4 étapes primordiales doivent être mises en place.
Définir les besoins de son entreprise et les objectifs
Avant toute chose, il convient de définir les besoins et les objectifs de l'entreprise. Prenez le temps d'identifier les domaines réglementaires qui sont pertinents pour votre activité, ainsi que les risques potentiels liés à la non-conformité. En cas de besoin, faites appel à un conseiller expert de la conformité et de la veille réglementaire.
Sélectionner les bonnes sources d'information
Trouver des informations est une très bonne chose, malheureusement, vous n'êtes pas à l'abri d'avoir des sources de piètres qualité ou obsolètes qui pourraient fortement nuire à votre activité. Il est fortement conseillé de se tourner vers les sites internet officiels du gouvernement, les organismes de réglementation, les publications spécialisées dans votre secteur d'activité, les bulletins d'information ou encore les associations professionnelles ou interprofessionnelles. Assurez-vous que vos sources soient les plus à jour et les plus fiables pour obtenir une veille réglementaire fiable et pertinente.
Collecter, filtrer et analyser l'information
Une fois les informations collectées et les sources vérifiées, il vous faut faire du tri en mettant en place un processus de collecte régulière des informations réglementaires. Soyez rusé et utilisez les nouvelles technologies pour automatiser cette tâche grâce à des outils de surveillance automatisée tels que les alertes e-mail, les agrégateurs de contenu ou les flux RSS. Filtrez les informations et analysez-les en profondeur pour comprendre les implications réglementaires, les changements importants ainsi que les actions nécessaires.
Communiquer et faire appliquer les nouvelles réglementations
La veille réglementaire permet de se mettre en conformité avec les nouvelles normes. Mais pour ce faire, chaque individu doit se sentir concerné au sein de l'entreprise. Il vous faut donc communiquer efficacement.
Partagez les informations réglementaires, établissez des procédures claires pour mettre en œuvre les actions nécessaires afin de se conformer aux réglementations identifiées. Assurez-vous que les responsabilités sont clairement définies et que les mesures appropriées sont prises dans les délais impartis.