Comment bien gérer un entrepôt ?

Article - Comment bien gérer un entrepôt

Si vous vous demandez comment vos colis arrivent chez vous ou bien comment les rayons de votre hypermarché sont approvisionnés, cela évoque forcément la question de la gestion d'un entrepôt. Que vous soyez intéressés par le secteur de la logistique, ou simplement par curiosité, voici un article qui élucidera le mystère de la bonne gestion d'un entrepôt. Gain de temps, gain de productivité et optimisation de l'espace sont les maîtres mots de la gestion d'un entrepôt. À la fin de cet article, les rayons, les stocks et la logistique n'auront plus aucun secret pour vous.

Qu'est-ce que la gestion d'un entrepôt ?

La gestion d'un entrepôt est très complexe, cette gestion demande de maîtriser tous les éléments relatifs à la gestion. Ces éléments touchent à la fois le côté logistique et la question managériale. Gérer un entrepôt est relatif à tout ce qui concerne la gestion des stocks, la gestion des articles, la gestion des rayons, la gestion du personnel, de la réception et de l'envoi des commandes ainsi qu'aux transports des marchandises.

7 conseils pour améliorer la gestion d'un entrepôt

Conseil numéro 1 : Maîtrisez l'art du picking

Il va donc falloir apprendre l'art du Picking. Mais qu'est-ce que le picking ? Attention, le picking en entrepôt n'est pas le même que celui en magasin. Il s'agit ici du picking logistique, et il en existe plusieurs. Vous allez donc devoir déterminer le plus adapté à votre stratégie et le picking et le plus adapté à votre entrepôt. En effet, la stratégie ne sera pas la même pour un petit entrepôt et un grand entrepôt.

  • Tout d'abord, il y a le picking pick and pack, c'est au préparateur de commande d'aller chercher les objets dans les rayons de l'entrepôt pour les mettre dans le colis. Technique idéale pour les petits entrepôts.
  • Le picking en put to light aidera le préparateur de commande à trouver la marchandise dans l'entrepôt grâce à un écran lumineux. C'est le picking parfait pour un entrepôt en vrac et avec un grand nombre de commandes.
  • Le picking by light ressemble au précédent, mais permet aussi au logisticien de garder un lien très étroit avec le système central de gestion des stocks.
  • Enfin, le Voice picking, il s'agit d'équiper les employés de casque et de micros pour indiquer oralement aux employés où déposer ou retirer la marchandise dans l'entrepôt.

Conseil numéro 2 : Optimisez votre niveau de stock

Le conseil numéro 2 concerne l'optimisation du niveau des stocks. En effet, il faut savoir gérer cet enjeu avec agilité. Ainsi, nous allons évoquer quelques termes clés comme le besoin en fonds de roulement, l'anticipation, l'automatisation du réapprovisionnement ainsi que l'optimisation de l'espace de stockage. Il existe plusieurs techniques pour optimiser la zone de stockage :

  • La technique ABC : Activity Based Coating repose sur l'idée de placer les marchandises souvent commandées au plus proche de la sortie et de l'endroit où sont empaquetés les colis. C'est une technique qui permet de gagner beaucoup de temps sur un grand nombre de commandes.
  • La technique LIFO : Last In First Out, organise l'entrepôt de sorte que les derniers colis et les dernières marchandises arrivées soient les premiers éléments à sortir.
  • La technique FIFO : First In First Out, ressemble à la précédente, mais il s'agit ici d'entreposer les premières marchandises arrivées à l'entrée pour qu'elles soient les premières à partir.

Conseil numéro 3 : Mettez en place de bons indicateurs de performance (KPI)

Dans la suite de l'optimisation des stocks s'amène naturellement la question de l'optimisation de performance. Et pour ce faire, le gestionnaire d'entrepôt se doit d'utiliser de bons indicateurs de performances (KPI en anglais, Key Performance Indicator). En premier lieu, il va falloir identifier les besoins de votre entrepôt. En effet, un petit entrepôt qui gère 100 expéditions de colis par jour n'aura pas les mêmes besoins logistiques qu'un entrepôt Amazon qui en gère plusieurs milliers par exemple. De même, la logistique et les objectifs ne seront pas les mêmes en B2B qu'en B2C. Il faut donc cibler les bons indicateurs de performance. Cependant, en moyenne, ce sont souvent les mêmes KPI qui retiennent l'attention des équipes :

  • Le taux de remplissage de l'entrepôt en %
  • Le coût moyen des opérations en € ou en $
  • La durée moyenne des opérations
  • La fluidité des opérations
  • Taux de retard en %
  • Taux de litiges en %
  • Taux de charge de transport en %
  • Taux de satisfaction client en %

Et pour pouvoir calculer tous ces KPI, il faut avoir les bons outils pour un suivi optimal.

Conseil numéro 4 : Utilisez les outils adaptés

La question du système d'équipement doit également se trouver au cœur des préoccupations du gestionnaire de l'entrepôt. Lorsqu'on évoque le système d'équipement d'un entrepôt, on parle alors de logiciel informatique, de logiciel de devis, de logiciel de facturation, de CRM (customer relationship management), de machine, de robot, de système de gestion des entrepôts (WMS)... C'est au logisticien de trouver les solutions adaptées pour facturer, chiffrer et optimiser son activité. Toutes ces solutions aideront les équipes à pouvoir se concentrer pleinement sur leur travail et sur le développement de l'entrepôt.

Des centaines de logiciels de gestion d'entrepôt sont disponibles à la vente et permettront au logisticien d'avoir une meilleure vision de son entrepôt : une meilleure vision sur les stocks, sur la sécurité et la confidentialité de ses données, mais aussi sur ses achats, l'e-commerce et les fonctions supports.

Conseil numéro 5 : Faites attention à la qualité de votre service

Pour limiter les retours d'article et les imprévus, il faut faire en sorte que votre service soit impeccable. En effet, la relation client est primordiale pour la bonne santé économique de l'entreprise. Un entrepôt avec un avis client négatif, un taux de satisfaction trop bas ou encore de nombreux cas de litiges pourrait rapidement se trouver en grandes difficultés financières et perdre ses partenaires.

Conseil numéro 6 : Optimisez le facteur transport

Vous devez avoir une vue globale sur votre réseau de transport. Pour ce faire, vous allez aussi devoir vous équiper en conséquence et il ne s'agit pas là que de logiciel... C'est à vous de faire le choix de gérer le transport vous-même ou de faire appel à une entreprise sous-traitante. Les deux options offrent leurs propres avantages et leurs propres inconvénients. Si vous décidez de faire appel à une entreprise sous-traitante, vous gagnerez sans doute en temps et en efficacité, mais vous perdrez en autonomie et cela vous coûtera sûrement plus cher que si vous traitiez cette partie vous-même. Un bon recrutement ciblé et réfléchi est donc la clé de voûte de la gestion de votre entrepôt si vous décidez de traiter toutes les tâches en interne.

Conseil numéro 7 : Faites appel à un personnel formé et qualifié

Pour cela, vous allez devoir faire confiance à votre département des ressources humaines. Et si c'est à vous de gérer cette tâche, voici quelques informations à savoir avant de recruter vos futurs employés. Il y a de nombreuses formations accessibles pour se former convenablement, veillez donc à surveiller que votre candidat ait au moins l'une de ses formations :

Les formations niveau Bac :

  • Bac pro Logistique
  • CAP opérateur/ opératrice logistique en un an ou en deux ans

Les formations Bac+ 2 et Bac+3 pour un gestionnaire junior :

  • Le BTS et le DUT Logistique.
  • Le DUT Qualité, Logistique Industrielle et Organisation de la production (QLIO)
  • La Licence Professionnelle en Logistique.
  • Le DEES Logistique.

Les formations en Bac +4 et plus pour un gestionnaire manager :

  • MBA Logistique
  • Master en supply chain ou master en logistique en école de commerce

En effet, gérer un entrepôt n'est pas une mince affaire. Des années d'études et d'expériences sont nécessaires pour mener à bien un projet de gestion d'entrepôt et de merchandising.

Quels sont les objectifs de la gestion d'entrepôt ?

Le gestionnaire d'entrepôt se voit attribuer de nombreuses tâches et de nombreux objectifs à remplir. Ces objectifs peuvent être quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou encore annuels.

Tout d'abord, le gestionnaire d'entrepôt doit manager ses équipes :

  • Piloter l'ensemble des équipes opérationnelles
  • Assurer la communication ascendante et descendante au sein de l'ensemble de ses collaborateurs
  • Ensuite, le gestionnaire doit piloter et optimiser l'ensemble des activités de l'entrepôt :
  • Analyser la performance de l'activité de l'entreprise, valider les plans d'action et s'assurer de leur bonne réalisation
  • Améliorer, en partenariat avec les équipes et le service maintenance, la fiabilité des outils de travail et du matériel (les logiciels WMS, les machines, les installations...). 
  • Anticiper les évolutions de flux et les organisations logistiques associées.
  • Valider l'organisation de l'activité tout en s'assurant du respect des bonnes conditions de travail et des règles définies au sein de l'entrepôt.

Enfin, il doit également s'assurer du bon déroulement des commandes et de la bonne relation client :

  • Garantir le bon déroulé des opérations logistiques de l'entreprise, depuis la prise de rendez-vous fournisseur à la livraison des produits en magasin ou au client final.
  • Veillez à respecter les délais de livraison
  • Définir une organisation logistique en adéquation avec les flux et le niveau de qualité de prestation exigé.

 

Tous ces objectifs seront facilement atteints si vous suivez tous les conseils de cet article. La gestion d'un entrepôt est un projet qui se construit pas à pas, il faut s'armer de patience et de connaissance pour améliorer et optimiser votre logistique continuellement.

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