Lorsqu’une entreprise réalise une étude de marché, elle doit avoir cerné ses clients et ce qui peut les motiver à acheter. Il sera alors possible d’identifier les étapes du processus d’achat. Celles-ci sont au nombre de 6. C’est une façon d’optimiser ce processus d’achat pour en faire un travail de qualité et facile à mettre en place. Voyons ce qu’il en est.
Qu'est-ce que le processus achat ?
Le processus d’achat correspond à l’ensemble des opérations qui vont conduire un client à acheter un produit.
Les achats sont un véritable levier de création pour une entreprise. La gestion du processus d’achat va impacter la qualité des produits et des services, sans oublier la rentabilité et la compétitivité.
La gestion des achats est liée à la demande planning.
La gestion des achats ou le cycle achat désigne l’ensemble des processus (opérations et méthodes) qui sont utilisés pour acquérir les matières premières mais aussi les services et les biens nécessaires aux activités d’une entreprise. Cette gestion des achats implique de nombreuses parties prenantes :
Service client,
Finance,
Juridique,
Fonctions métiers,
Fournisseurs…
Lorsqu’une entreprise se développe, les achats se multiplient. Il faudra donc les gérer au mieux et maîtriser les coûts et les risques. Il est aussi important d’améliorer la satisfaction des clients. La fonction achat présente donc un rôle clef pour poursuivre la croissance et la pérennité d’une entreprise.
Ce processus s’appuie sur 6 grands principes.
Les 6 grandes étapes du processus achat
Vouloir améliorer son processus achat ne s’improvise pas. Il est important de s’appuyer sur des étapes qui ont fait leurs preuves. Il sera ainsi nécessaire de gérer au mieux les achats. Ce qui est le rôle du responsable des achats. Le processus d’achat des marchandises doit être le plus simple possible.
Il est aussi important pour la gestion des achats de mettre en place une politique globale. Celle-ci devra mettre en avant une vision claire des objectifs et des priorités. Cette feuille de route va guider les équipes. Celles-ci devront être informées de la politique à suivre.
Il sera aussi indispensable de mettre en place des stratégies d’achat adaptées. Il sera utile de segmenter les achats, construire des partenariats, mettre en concurrence les fournisseurs, sécuriser les stocks.
Employer un logiciel dédié permettra de gagner en agilité et efficacité.
Le processus d’achat consiste à trouver et obtenir les différents biens, services, dont l’entreprise a besoin pour fonctionner au mieux. Il faut donc commencer par identifier ses besoins. Il sera ensuite utile de chercher un fournisseur fiable, payer les biens et réaliser sa comptabilité. Voici les principales étapes processus achat.
Expression du besoin → Sourcing fournisseurs → d’offres → Sélection des fournisseurs → Négociation → Contrat
Schéma des 6 étapes du processus achat
Étape 1 : Identifier et formaliser le besoin
L’expression du besoin est la pierre angulaire sur laquelle repose le procédé. Il sera alors nécessaire de récolter les différents besoins métiers, consommateurs, et acteurs de la décision. La communication est incontournable tout comme l’analyse des parties prenantes.
Étape 2 : Sourcer et qualifier les fournisseurs
Le sourcing fournisseurs est indispensable. Il permet de maîtriser les achats. Deux méthodes sont disponibles pour rechercher les bons fournisseurs :
Consulter son panel des fournisseurs déjà en lien avec l’entreprise,
Trouver de nouveaux fournisseurs
Étape 3 : Organiser une consultation ou un appel d'offres
L’appel d’offres est une procédure qui se déroule en plusieurs phases. Le prescripteur (ou entreprise) demandera alors à plusieurs fournisseurs de faire une proposition commerciale. C’est une procédure stratégique et il est nécessaire d’employer une méthode. L’appel d’offres sera transmis par email ou voie postale. Les réponses seront centralisées. Il sera ensuite temps de les analyser afin de faire une présélection. Cela demande de la méthodologie :
Centraliser les offres,
Analyser les nombreux critères,
Trier les offres en fonction des besoins.
Il sera ainsi possible d’identifier les éléments de l’offre, trouver les offres les plus pertinentes et communiquer son choix final.
Étape 4 : Négocier et contractualiser l'achat
Selon la proposition choisie, il sera possible d’entamer une négociation pour faire baisser le prix. Pour cela, l’entretien sera méticuleusement préparé. Il sera nécessaire d’identifier les clauses administratives et techniques, définir ses objectifs, préparer des arguments de qualité et créer une relation favorable.
Après cette négociation, on pourra valider l’offre. Il sera indispensable de respecter les conditions. Cela concerne les CGV, les conditions strictes et propres à l’entreprise.
Il faudra également payer. Une prestation payée vaut acceptation.
Étape 5 : Suivre la commande et réceptionner
Après la négociation fournisseur, suivre la commande est important. Cela permettra de suivre les contrats réalisés et fixer les jalons selon les spécificités des achats.
Étape 6 : Évaluer la performance fournisseur
Dernière étape, bien évaluer la performance du fournisseur avec qui vous avez traité. Vous pourrez ainsi définir si travailler avec celui-ci est profitable pour votre entreprise et ce qu’il faudrait modifier.
Pour cela, vous devrez prendre en compte différents critères :
Tarifs pratiqués,
Qualité des produits après le transport,
Respect des normes,
Compétences du fournisseur,
Délais,
Qualité de la relation commerciale,
Suivi des relations techniques.
Aujourd’hui, évaluer ses fournisseurs passe aussi par l’analyse de ses capacités à contribuer activement aux enjeux RSE de l’entreprise.
Comment optimiser votre processus achat ?
Pour obtenir une méthode de qualité dans le domaine du processus d’achat, il faut avant tout être minutieux. Définissez précisément vos besoins dans leur globalité. Il est aussi important de prévenir les risques. Cela doit devenir un réflexe.
N’hésitez pas à envisager toutes les alternatives disponibles du sourcing supply chain, produit et fournisseurs.
Bien définir ses critères avant de commencer le processus est aussi nécessaire.
Vous pouvez aussi vous adresser à un expert de la supply chain. Celui-ci détiendra un MSc Purchasing et sera à même de vous aider à concrétiser un bon processus achat.
Une bonne gestion d’achat est donc une étape incontournable pour que son entreprise soit plus rentable. On utilise alors le processus d’achat qui correspond à l’ensemble des opérations qui vont permettre à l’entreprise d’avoir les biens et les services indispensables pour son bon fonctionnement. Pour cela, l’entreprise doit se fournir à l’extérieur.
Le processus d’achat doit être imaginé et construit méticuleusement. Il est aussi important qu’il ne soit pas trop chronophage. Autrement, il serait trop onéreux. Les contraintes liées au processus d’achat sont pénibles et entravent la rapidité et l’autonomie de la gestion des achats s’il n’est pas construit avec méthode. Et pour cela, il est incontournable d’utiliser les 6 étapes présentées ici. Il sera ainsi possible de réduire les coûts, de montrer une expertise de qualité et de gagner du temps.