Certains mécanismes de contrôle sont nécessaires à la structuration des entreprises. Ou plus exactement, des études ont révélé qu’appliquer ces mécanismes est un gage de réussite. On peut bien sûr analyser les causes qui conduisent les entreprises à essuyer des échecs, mais il est bien plus intéressant d’étudier les facteurs clés qui leur permettent de fonctionner correctement. Parmi ces facteurs, l’organisation joue un rôle déterminant. C’est en effet une des bases de l’entreprise… Et les problèmes qui apparaissent à ce niveau sont capables de faire crouler l’ensemble de l’édifice.
Les 5 grands mécanismes de structuration des entreprises
Dans un de ses livres, Henry Mintzberg a mis en évidence cinq mécanismes qui entrent en jeu dans la structuration des entreprises et des organisations. Il les a classés de la manière suivante : supervision directe de tous les niveaux hiérarchiques, adaptation mutuelle, normalisation des compétences du salarié, des processus de travail et de ses résultats.
La supervision directe
Les entreprises sont généralement organisées de façon hiérarchique. Chaque niveau hiérarchique est constitué d’un groupe de travailleurs qui effectuent différentes tâches. Plus on monte dans la hiérarchie, plus les responsabilités augmentent, et plus le nombre de personnes exerçant une autorité se réduit. Chaque échelon de la pyramide doit être directement supervisé par un responsable. L’une de nos premières responsabilités, lorsque nous montons dans la hiérarchie, consiste à veiller à ce que les autres fassent leur travail correctement, à les coordonner, à les motiver, et à leur fournir les instructions et les outils nécessaires à leur succès.
L’adaptation mutuelle
L’adaptation mutuelle est un phénomène qui se produit entre toutes les personnes qui travaillent dans une même entreprise. C’est ce qui leur permet de communiquer et de travailler ensemble. Elle conduit à la formation d’un petit noyau et fait apparaître les points forts et les défenses de chacun. Lorsqu’on entretient une bonne ambiance de travail, cette adaptation ou symbiose est forte. Toutes les personnes peuvent travailler ensemble sans problème, et l’entreprise se structure de façon solide.
Normalisation des compétences du salarié, des processus de travail et des résultats.
Ce point fait référence aux aspects suivants :
- De nos jours, les compétences requises pour chaque poste de travail sont spécifiques. Chaque salarié possède des compétences et une formation qui le conduisent à occuper un poste bien défini. On ne lui confie plus un ensemble de tâches diversifiées.
- La définition des processus de travail s’intéresse au moment où le travailleur effectue les tâches qui lui sont confiées plutôt qu’à la nature de ces mêmes tâches. Il s’agit en fait d’une organisation des tâches heure par heure.
- La normalisation des résultats concerne le travail. Elle s’intéresse davantage à la façon dont le travail doit être exécuté qu’à l’obtention de bons résultats et conduit à restructurer lorsque ce n’est pas le cas. C’est une sorte d’analyse a posteriori qui prend en compte les essais et les erreurs.
Les mécanismes de structuration des entreprises et de coordination des organisations peuvent parfois se produire de façon indépendante, mais ils suivent généralement un certain ordre. Dans les entreprises de petite taille, l’adaptation mutuelle intervient souvent en premier. Si l’entreprise se développe, un besoin de supervision directe apparaît. Arrivent ensuite la normalisation des processus de travail, puis celle des compétences, et enfin celle des résultats. Tout ceci conduit de nouveau à l’adaptation mutuelle qui est la plus organisationnelle, puisqu’elle implique une communication réciproque. C’est ce qui se met en place dans les entreprises dirigées par un leader et non par un chef.
Structuration graphique des entreprises
Après avoir évoqué la hiérarchie, passons maintenant aux organigrammes. Ils sont la représentation graphique de cette pyramide et du schéma suivi par l’entreprise. Il en existe de nombreuses sortes. Nous aborderons ici les plus fonctionnels, c’est-à-dire ceux qui font apparaître le plus clairement la structure des entreprises.
Classification en fonction des domaines de structuration de l’entreprise :
- Organigrammes généraux : ils font ressortir les informations les plus générales de l’entreprise en se basant sur les niveaux hiérarchiques. Y figurent généralement la direction, les principaux services, et les trois niveaux hiérarchiques inférieurs.
- Organigrammes spécifiques : l’organigramme spécifique est une sorte de zoom sur l’organigramme général. Il se focalise sur un secteur plus réduit en faisant apparaître un plus grand nombre de détails. Il peut par exemple s’agir d’un plan spécifique de différents départements situés à un même niveau hiérarchique.
Classification des organigrammes en fonction de leur finalité :
- L’organigramme informatif : conçu pour une diffusion publique, il peut être visualisé par tous. Il est en effet important que chaque membre de l’entreprise sache précisément la place qu’il y occupe.
- L’organigramme formel : c’est un instrument de travail qui aborde la société sous un angle légal. Il est surtout utilisé lorsque la structure d’une organisation ou d’une entreprise est déterminée par ses représentants.
Tous deux ont pour contrepartie l’organigramme analytique. Mais les types d’organigrammes qui nous ont semblé les plus intéressants sont les suivants :
Les organigrammes basés sur le contenu
- L’organigramme fonctionnel : il structure sous forme graphique les fonctions des différents départements.
- L’organigramme intégral : comme l’organigramme général, il représente la structure complète d’une organisation, mais il fait aussi apparaître les relations entre les différents services et leur interdépendance. Il est indispensable pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise.
- L’organigramme par poste de travail : il est surtout utilisé dans le domaine des ressources humaines. Il indique le nombre de personnes travaillant dans chaque service et leurs noms. Il fait également apparaître les évolutions éventuelles et les changements de services.
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