Comment être un chef de projet efficace

 

Être chef de projet est une lourde responsabilité. Beaucoup cèdent à la pression, et nombreux sont les projets qui ne sont pas prêts à temps, ou qui se retrouvent hors budget, au grand dam des entreprises et des clients. Cela peut tenir à des raisons externes — encore faudra-t-il pouvoir le démontrer —, mais en règle générale, la responsabilité en est toujours rejetée sur le leader. Voici quelques notes destinées à vous aider et à vous fournir des clés pour réussir. Mais n’allez pas imaginer que nous vous faisons des reproches, nous avons au contraire tenté d’aborder la question sous un angle positif.

 

Les bonnes habitudes du chef de projet

Le chef de projet joue un rôle important dans l’entreprise. Il est chargé de la mise en place, de l’organisation, de l’avancement et du contrôle des ressources d’un projet pour lequel il est amené à encadrer un groupe de personnes. Il est responsable de la réussite ce projet. Nous allons voir ici ce que cela implique.

 

Comprendre et assumer les risques du projet

 

Avant chaque décision, et à chaque étape du projet, il est nécessaire d’en analyser les risques. Dans la pratique, on effectue généralement une analyse des risques au départ et on la revoit au fur et à mesure de l’avancée du projet. Il faut non seulement pouvoir assumer les risques, mais il faut surtout être capable de les détecter avant qu’ils n’arrivent ou au plus tard au moment exact où ils se produisent. C’est une discipline à laquelle il faut s’astreindre avant de s’attaquer à la résolution des problèmes.

 

La gestion des problèmes

 

Nous l’abordons ici de façon générique, car un bon chef de projet est amené à résoudre toute sorte de problèmes. Il ne pourra éviter de rencontrer des problèmes, aussi minimes soient-ils. Et il devra donc être capable d’éviter ces écueils aussi rapidement que possible, sans se laisser perturber, ni s’imaginer que tout va mal. Il devra les analyser pour comprendre ce qui s’est passé et aller de l’avant.

 

Ne pas craindre les changements

 

Ce point se rapproche du précédent. Lorsqu’on suit un projet, on commence par en planifier les différentes étapes, ou tout du moins par faire une ébauche de planification. On établit un chronogramme qui doit théoriquement être suivi. Mais même les plannings peuvent subir des changements liés à des problèmes ou à certaines demandes. C’est une réalité que l’on ne peut ignorer.

Il faut gérer les changements en faisant preuve de discernement. Ne pas surcharger ses équipes de travail en leur déléguant un trop grand nombre de modifications. Il faut identifier la personne capable de réaliser le travail de façon appropriée, sans générer de stress ou d’anxiété.

Le chef de projet s’appuie sur la méthodologie suivante pour introduire des changements :

  • Il reçoit l’information du changement
  • Il évalue les différentes façons de résoudre le problème et trouve la plus efficace
  • Il négocie des délais pour la réalisation du changement
  • Il interroge les sponsors du projet sur la nécessité de mettre en place le changement concerné, puis prend une décision.

 

Capacité d’organisation

 

La gestion de projets commence par une bonne organisation. Elle profitera à l’ensemble de l’équipe. Qu’il s’agisse de réfléchir sur le projet, de réaliser un chronogramme ou d’assigner de nouvelles tâches aux personnes les moins chargées, le chef de projet doit être au courant de tout ce qui se passe et garder le contrôle de la situation. Une astuce : réunir toutes les informations relatives au projet sur un même support pour que tous les membres de son équipe puissent les visualiser, et ne pas tarder à les mettre à jour à chaque fois que cela s’avère nécessaire.

 

Comprendre ses collègues et travailler en équipe

 

Le chef de projet doit tout gérer. C’est un leader, non un chef d’équipe, il doit donc connaître tout le monde. Il doit être l’élément central et savoir motiver les autres. Une bonne connaissance de ses collègues lui permet d’optimiser le travail en assignant à chaque personne la tâche qui lui correspond le mieux. Son rôle consiste à superviser pour s’assurer que tout fonctionne bien et que personne ne commet d’erreur dans la chaîne de travail du projet.
 

Il joue aussi un rôle de trait d’union dans la constitution des équipes. Il doit donc veiller à ne pas laisser s’installer une ambiance négative. Cela fait aussi partie de ses responsabilités. Il doit créer une ambiance positive et encourager les efforts, plutôt que de crier sur ses équipes ou de les stresser.

 

Posséder un bon profil technique

 

Il doit non seulement posséder tous les outils nécessaires pour être un bon leader, mais il doit aussi savoir agir dans les moments difficiles et posséder une bonne résilience émotionnelle pour être capable de supporter la charge de travail. Il doit également posséder un profil en adéquation avec celui de l’entreprise. Il doit bien connaître le secteur, le marché, l’entreprise pour laquelle il travaille, et la concurrence. Il doit toujours tout contrôler. Et même s’il délègue généralement de nombreuses tâches, il doit être capable de les réaliser lui-même si la situation l’exige.

 

L’analyse des résultats

 

À la fin du projet, il est nécessaire d’évaluer les résultats obtenus. Il faudra réaliser des statistiques pour comparer les coûts du projet avec les objectifs réalisés et calculer ce qu’il a rapporté à l’entreprise. Il y aura donc lieu de réaliser une évaluation globale de toutes les tâches réalisées. Cette évaluation peut se révéler positive ou négative. Elle doit néanmoins être effectuée et il faudra en tenir en compte lors de futurs projets.
Comprendre les objectifs de l’entreprise et le rôle joué par le projet de l’atteinte de ces mêmes objectifs est primordial pour tout chef de projet. C’est ce qui lui permettra d’étendre son influence dans l’entreprise et auprès de ses clients.

 

Nous n’avons fait que vous présenter quelques points essentiels. Pour intégrer une entreprise et devenir un chef de projet performant, nous vous recommandons notre cursus international Luxury Brand Management.