Quand il est question de risque financier, industriel, informatique, les entreprises ont une conscience précise de la menace. Celle-ci ne se traduit pas toujours par des réponses appropriées ou efficaces, mais des actions doivent être prévues, planifiées, organisées. En revanche, quand il s’agit de poser clairement la problématique du risque conformité, les contours s’obscurcissent et les lignes de force se brouillent. Respecter la conformité engendre des coûts mais c’est indispensable. Cela permet en effet de se préserver des risques de plus en plus importants. Les pressions réglementaires augmentent sans cesse. La gestion des risques est donc primordiale pour que son entreprise évolue au mieux. Voyons plus précisément de quoi il s’agit et quelles sont les compétences clefs pour bien les piloter.
Qu’est-ce que la conformité et la gestion des risques ?
Il est très important de bien gérer les risques et la conformité. Cela est appelé gestion de la gouvernance, des risques et de la conformité (GRC). C’est en effet très utile pour garantir la conformité aux différentes réglementations directives et lois internes. Cela comprend plusieurs étapes :
- Identifier et documenter les risques potentiels,
- Assurer la conformité au RGPD,
- Gérer les pertes et autres incidents survenus,
- Établir des contrôles internes,
- Mettre en place des audits d’entreprise,
- Confirmer les nouvelles procédures.
La gestion des risques impose pour les entreprises qu’elles soient capables d’identifier, évaluer et contrôler les potentiels menaces. Celles-ci peuvent avoir différentes origines :
- Incertitude financière,
- Responsabilités juridiques,
- Erreurs de gestion,
- Accidents,
- Catastrophes naturelles.
Pour ce qui est de la conformité, cela implique un respect des lois, réglementations, normes, pratiques éthiques ou politiques internes.
Pourquoi la conformité est-elle un enjeu majeur ?
S’il est globalement mal appréhendé par les entreprises, c’est d’abord parce que le risque conformité est protéiforme. « Les autorités de contrôle sont non seulement très nombreuses et très actives, observe Moundir Akasbi (Avocat droit des affaires au barreau de Paris et enseignant à l’ESCLA). Dans le secteur alimentaire, dans le bâtiment, le tertiaire, l’industrie, les finances, le contexte normatif est très fluctuant et le législateur impose aux entreprises d’être très rigoureuses ».
En filigrane derrière l’ensemble de ces règles de conformité : des sanctions financières souvent sévères auxquelles les entreprises s’exposent parfois un peu trop légèrement. Nombre d’entre elles découvrent, lorsqu’il est trop tard, à quel point elles étaient vulnérables et exposées à un risque élevé. « C’est alors qu’elles mesurent que la gestion du risque conformité est un véritable métier qui, rappelons-le, donne même lieu à la délivrance d’une carte professionnelle », note Moundir Akasbi.
Créer le risque conformité, c’est raisonner en deux dimensions : l’amont et l’aval.
La partie amont consiste à tout mettre en œuvre pour minorer le risque. Pour cela, on s’appuie sur des compétences techniques, juridiques de connaissance du droit et des réglementations pour piloter l’action de l’entreprise en fonction des normes liées à son activité.
La partie avale consiste quant à elle à gérer la crise lorsque malheureusement, le risque auquel s’exposait l’entreprise se matérialise. Il s’agit alors de limiter au maximum les conséquences de ce risque soit en négociant l’amoindrissement des sanctions prévues par le législateur et/ou la publicité autour de l’incident.
« Ce double savoir-faire exige de multiples compétences tant sur le plan du droit que des finances ou encore de la communication », précise Moundir Akasbi. Pour que les équipes chargées de gérer l’amont et l’aval puissent travailler en bonne intelligence et efficacement, « cela suppose d’énormes efforts de formation et de sensibilisation, pour que les équipes parviennent à se coordonner ». Pour répondre à cet enjeu, les entreprises recherchent activement des profils compatibles avec la criticité de la mission. « Il y a une vraie pénurie de talents, observe Moundir Akasbi. Les étudiants hésitent parfois à s’engager dans les cursus de Conformité et gestion des risques, redoutant l’effet de mode, mais c’est une erreur. Les perspectives d’employabilité des experts du risque conformité sont très positives ».
Prendre en compte la conformité gestion des risques permet de préserver l’intégrité d’une entreprise. On pourra également économiser du temps et des ressources, anticiper les risques et disposer d’une gestion maîtrisée.
Gestion des risques et conformité : comment les articuler ?
La GRC s’articule autour de plusieurs axes.
La partie de la gouvernance permet d’aligner la gestion des risques et de la conformité sur la stratégie d'entreprise. On pourra alors définir des lignes directrices. Cette partie va aider à être prévenu des risques qui peuvent survenir. Il sera ainsi possible de mettre en place des processus opérationnels. Il pourra aussi s’avérer utile de les évaluer régulièrement pour identifier les zones les plus sensibles et mettre en œuvre les mesures appropriées.
Autre partie importante : la partie conformité. Afin de conserver sa licence d’exploitation, il est important de mettre en place un système de contrôle interne efficace. Il faudra alors mettre en correspondance les différentes réglementations et les processus opérationnels. Il faudra définir les contrôles et tester leur efficacité. Il est beaucoup plus simple de prouver sa conformité aux auditeurs internes et externes.
Les différentes étapes se répartissent en plusieurs stades. En premier lieu, il sera nécessaire de faire des audits qui fourniront différentes indications sur la validité et la fiabilité des informations. Les contrôles suivent. Ils permettent d’atteindre le niveau de conformité souhaité. Il sera ainsi possible de diriger, surveiller et mesurer l’efficacité des processus.
Il est aussi indispensable de garder les données confidentielles. Ces informations personnelles ne doivent être accessibles que dans des conditions strictes de confidentialité et de sécurité.
Autre axe : la gestion des risques en entreprise (ERM). Cet ERM vise à minimiser l’impact négatif des potentiels risques (stratégiques, opérationnels, financiers, de conformité…). Il faudra alors surveiller ces risques.
La sécurité des informations est un autre axe important. Il sera indispensable de protéger les informations de l’accès, la divulgation, l’utilisation, la modification ou la destruction.
D’autres secteurs seront utiles pour bien articuler sa gestion des risques :
- Gestion des risques financiers,
- Risque réglementaire,
- Risques liés aux tiers (TPRM).
Les compétences clés pour piloter la conformité et la gestion des risques
Pour mettre en place et piloter des programmes de conformité et de gestion des risques, plusieurs compétences sont indispensables.
Il faut être responsable et les rôles et responsabilités doivent être bien définis et décrits. Il est aussi important de savoir s’adapter et être résilient. L’entreprise pourra ainsi faire face aux perturbations efficacement. S’aligner sur les objectifs de l’entreprise est nécessaire. Il sera alors possible d’améliorer les performances et obtenir une croissance durable.
Pour ce qui est de la conformité aux lois et réglementations, il sera nécessaire de mettre en place une amélioration continue et donc de suivre en permanence les données. Instaurer une culture qui valorise et renforce la conformité est aussi indispensable et pour cela il faut savoir communiquer. Autre compétence très utile : savoir prendre des décisions fondées sur les données. Il est aussi important d’avoir une conduite éthique et une grande responsabilité de l’entreprise. Il faut encore être sensible aux risques et à la gestion des risques.
Les défis actuels pour les entreprises
La gestion des risques et de la conformité est devenue capitale aujourd’hui. Les réglementations sont de plus en plus nombreuses et il est important d’avoir reçu une formation adaptée pour travailler dans le secteur. Un MBA droit des affaires sera un excellent choix. Le juriste qui détient ce MBA pourra vous assister pour tout ce qui concerne la conformité et la gestion des risques.
Il pourra vous aider à faire face aux enjeux présents. C’est ainsi le cas de l’équilibrage de la normalisation et de la flexibilité, indispensable pour répondre aux différentes exigences de conformité et aux risques. Il est aussi important de répondre aux évolutions du paysage réglementaire. Prendre en compte la complexité des processus est aussi un enjeu, particulièrement pour les entreprises de grande taille.
Il est également important d’être cohérent à travers les frontières pour les entreprises multinationales. Les coûts et les menaces de cybersécurité sont d’autres enjeux incontournables.
Conformité et gestion des risques : exemples pratiques
L’analyse des risques est utilisée dans tous les secteurs et par des entreprises de toutes tailles. On pourra voir quelques exemples pratiques.
Dans le secteur de la construction, il sera indispensable de prendre en compte une analyse risques-avantages pour poursuivre les plans sans faire face à des risques trop importants.
Dans le secteur des transports et de la logistique, des risques sont très présents. Une tempête pourra avoir des conséquences pour une multinationale de transport maritime. Il sera très utile de mettre de l’argent de côté pour réaliser une récupération après la tempête.
Autre exemple, dans le secteur de la fabrication. Il est capital de produire des produits en nombre suffisant pour répondre aux besoins des clients. Les employés de l’entreprise devront réaliser les articles en fonction des saisons. Pour Noël, par exemple, il faudra produire des produits en grand nombre qui répondront aux réglementations. Le manager devra, quant à lui, faire une enquête sur les processus de production de l’usine pour assurer une production de qualité.
Une clinique de chiropractie devra prévoir les risques de conformité et respecter les normes de conformité HIPAA, au même titre qu’un grand système hospitalier. Elle devra donc identifier toutes les lois, réglementations et normes qui la concernent et contrôler qu’elle les respecte sans oublier les mises à jour. Cela permettra de réaliser un travail de qualité pour ses patients.
Conclusion
Il est important pour les entreprises de savoir bien gérer les différents risques pour faire face aux dommages qui peuvent intervenir. Le processus d’identification et d’évaluation des différentes sanctions et pénalités qui peuvent intervenir si une entreprise ne respecte pas les normes légales relatives à la conformité est incontournable.
Suivre l’évolution des lois et réglementations est important pour que l’entreprise évolue au mieux et n’ait pas de problème.
La gestion des risques est donc un point particulièrement important. C’est un processus qui va permettre d’identifier et d’évaluer les risques afin d’élaborer un plan précis qui visera à maîtriser ces risques et les conséquences.
Savoir bien respecter la conformité mais aussi gérer au mieux les risques sont deux éléments très importants pour une entreprise.