PRINCE2 : un cadre méthodologique éprouvé pour gérer vos projets
En entreprise, la multiplication des projets peut poser problème lors de leur hiérarchisation concernant leur priorité, voire leur opportunité. La méthode PRINCE2, pour Projects in Controlled Environments, permet d'objectiviser méthodiquement chacun des projets pour en apprécier la valeur aux yeux de l'entreprise, mais aussi les planifier et s'assurer de leur réussite et de leur impact.
Quelles sont les origines de la méthode PRINCE2 ?
Issue d'une idée du gouvernement britannique pour simplifier la gestion de ses multiples projets, la méthode PRINCE2 est une évolution du PROMPT.
C'est en 1989 que l'Agence centrale de télécommunication anglaise décide de généraliser l'emploi de cette méthode au monde de l'entreprise et la renomme PRINCE. Tout d'abord appliquée aux entreprises informatiques publiques, elle est rapidement adoptée par les entreprises privées qui l'améliorent et l'adaptent à leur besoin, sous le nom désormais connu de PRINCE2. Elle est de même étudiée lors des formations commerciales et de management, comme en MSC Project Management.
Objectifs de la méthode PRINCE2
La méthode PRINCE2 concentre ses efforts sur trois objectifs principaux, axés autour de la création d'un cadre structuré, d'une justification des projets et de l'analyse de ses répercussions pour adapter les futures actions de l'entreprise en prenant en compte son retour d'expérience.
Offrir un cadre structuré et contrôlé pour la gestion de projet
Les documents officiels de la méthode PRINCE2 préconisent une méthodologie très précise pour créer un cadre propice à la création et à la gestion de projet. Cette approche organisée et segmentée, conçue pour être reproductible, met en place un processus standardisé étape par étape, depuis la définition du projet jusqu'à son contrôle en fin de processus, en passant par la définition des rôles et responsabilités de chacun de ses acteurs.
Assurer la gouvernance et la justification continue du projet
La méthode PRINCE2 a pour second objectif de se concentrer sur la viabilité de tout projet. En ce sens, elle propose différentes stratégies permettant de les justifier tout au long de leur durée de vie, depuis la première définition jusqu'à leur conclusion. Cette justification doit être étudiée selon plusieurs angles : celui des besoins de l'entreprise ou de l'organisation, sa valeur ajoutée, son impact potentiel sur tous les aspects de l'entreprise.
Capitaliser sur l'expérience pour améliorer les futurs projets
Se voulant flexible et adaptative, la méthode PRINCE2 peut être utilisée pour tous les projets. Mais cette malléabilité est surtout mise au service de l'apprentissage en continu. Toutes les analyses et évolutions dans le contexte d'un projet sont archivées et prises en considération pour toutes les décisions qui suivront. Cela permet à chaque lancement d'un nouveau projet de se remémorer les points forts des précédents ou de mettre en lumière les difficultés rencontrées. De cette manière, chaque nouveau projet peut profiter de l'expérience acquise et rendre l'entreprise plus résiliente d'année en année.
Principes fondamentaux de PRINCE2
Pour atteindre ces objectifs, la méthode s'appuie sur sept piliers fondamentaux qui doivent être respectés pour qu'un projet conserve sa valeur PRINCE2.
Tout projet doit être justifié
Chaque projet portant la certification PRINCE2 se doit d'avoir une raison d'être et de la conserver tout au long de sa durée de vie. Si la justification disparaît en cours de route, le projet doit être arrêté. En clair, il doit apporter un bénéfice à l'entreprise ou ne pas exister.
Considérer l'expérience acquise
Avant chaque définition de projet, les archives doivent être revues, et les expériences, bonnes comme mauvaises, prises en compte et intégrées dans la gestion. C'est pour cela que toute expérience est documentée et archivée.
Un rôle et une responsabilité pour chaque acteur
Pour éviter que la gestion du projet ne devienne brouillonne, il est nécessaire que chacun connaisse son rôle et ses responsabilités à l'avance et soit capable de prendre les décisions à son niveau : direction, gestion et exécution.
Segmentation en étapes
Tous les projets, et c'est particulièrement vrai pour les plus imposants, doivent être sectionnés en différentes étapes, chacune faisant l'objet d'une analyse spécifique et d'une validation, ainsi que d'un contrôle, avant de passer à la suivante. Un bilan de fin d'étape permet de savoir si le projet continue, s'il doit être adapté ou simplement prendre fin.
Gestion par exception et autonomie
Un seuil de tolérance doit être institué à chaque niveau de management concernant les délais, le budget, la qualité et tous les aspects du projet en question. L'équipe en charge du projet reste autonome tant que les seuils ne sont pas franchis.
Conformité aux exigences
Toutes les exigences de la méthode PRINCE2 tendent vers un objectif principal, idéal de tout projet : répondre aux attentes des clients en ce qui concerne la qualité des livrables. Celles-ci doivent être bien définies et guider le projet de bout en bout.
Adapter la méthode aux nécessités du terrain
En effet, la méthode PRINCE2, si elle est efficace, n'en est pas moins contraignante. Ainsi, elle ne devrait être appliquée qu'à certains projets sur critère de complexité, de sensibilité ou d'échelle, pour ne pas impacter le dynamisme de l'entreprise. Elle peut être aussi simplifiée et adaptée aux circonstances si besoin.
Les processus PRINCE2 en détail
La méthode peut être synthétisée en trois étapes essentielles que sont l'organisation, la gestion et la clôture de chaque projet PRINCE2.
Initialiser et organiser le Business Case
Après création du mandat de projet, qui officialise son existence, il faudra définir les objectifs et les attentes, identifier tous les acteurs et s'assurer que chacun a bien un rôle justifié dans le processus.
Viendra ensuite l'analyse complète des paramètres du projet : ses coûts, les délais prévisibles et les risques associés.
La gestion du projet PRINCE2 se découpera en étapes ou phases successives, assignées à des responsables. Le management veillera à ce que les valeurs limites de certains paramètres soient bien définies avant le lancement du projet.
Exécution et gestion du projet PRINCE2
Le lancement contrôlé du projet est sa première véritable phase. Les décisions dans les grosses structures se prendront avec un comité de pilotage, qui s'assurera du bon fonctionnement des équipes dédiées aux différents aspects du projet.
Le management devra contrôler en continu, par des revues de phases, que tout se passe bien et que les problèmes rencontrés remontent et sont bien documentés.
La clôture du projet et sa formalisation
Après la dernière phase active, il s'agira de contrôler que tous les objectifs ont été atteints, en les documentant un par un, pour vérifier leur conformité aux attentes. La documentation de fin de projet permettra de capitaliser sur les difficultés rencontrées en cours et de constituer une base d'expérience pour les projets futurs. Le comité de pilotage signera en toute fin la clôture du projet, en cas d'échec comme de réussite.
